Aarhus sætter it-udviklingen i nyt gear

Screenshot af 'Det personlige overblik', som er dét, brugeren ser, når hun starter den. 'Det personlige overblik' udnytter systemets viden om brugeren, tidspunkt, brugerens opgaver og om de borgere, som opgaverne vedrører. Billedmanipulation: Publicperspectives.dk
Henriette Dragø
Getty Images

”Hvem skal være frontløbere i den offentlige sektor, hvis ikke det er os, der arbejder her?” spørger Esben Wolf fra Aarhus Kommune. Esben Wolf arbejder til dagligt som projektchef for Borgerjournalen i Aarhus og sammen med sit team i Sundhed og Omsorg, har han udviklet en digital løsning, der inden for flere områder sætter it-udviklingen i et helt nyt gear.

Det er velkendt, at it-projekter i den offentlige sektor skal understøtte håndteringen af konkrete udfordringer. Man har derfor i mindre grad taget højde for, at it-systemerne skal kunne udvikle sig i fremtiden og tale sammen med andre systemer. Men det er ikke tilfældet med projektet i Aarhus. Tværtimod.

Et kendt problem
Projektet tager fat i en kendt udfordring i de danske kommuner, hvor man arbejder med Den Elektroniske Omsorgsjournal, EOJ, til at planlægge plejebesøg og registrere informationer om de borgere, der modtager omsorg, pleje og praktisk bistand. Aarhus Kommune har et ønske om at udskifte den eksisterende løsning for at sikre ressourceoptimering og effektivitet. En af vejene til målet er, at brugerne skal opleve it-løsningen som brugervenlig, meningsfuld og som et understøttende led i arbejdsprocesserne.

”Men ofte er det it-systemerne, der udfordrer os. Det nytter ikke at have et system, hvor vores 7.000 brugere skal dokumentere det samme fem gange eller skrive lange fritekster, som det er svært at skabe noget konkret ud af. Vi mente, at der var behov for at designe og udvikle en ny type løsning på EOJ-markedet, og derfor sendte vi opgaven i udbud,” siger Esben Wolf.

Esben Wolf har gode erfaringer med den agile tilgang til it-udvikling.

Det innovative gys
Den strategiske løsning man har valgt i Aarhus, er bygget op som et åbent økosystem. Et åbent økosystem betyder, at andre leverandører kan bidrage og være med til at videreudvikle på løsningen.

”Økosystemtanken er det helt store innovative gys i det her projekt. Tidligere har det kostet store summer, og det har været både besværligt og tidskrævende at få udviklet en ekstra funktionalitet til den klassiske væg-til-væg løsning. Hvis vi i stedet gør platformen universel, åben og nem at integrere med, kan alle mulige it-udviklere stille nye, værdiskabende funktionaliteter til rådighed, der med få klik fungerer sammen med vores system,” siger han og fortsætter:

”Vi vil ikke længere være fastlåst til én leverandør. Vi åbner nu op for den innovative hane, så nye funktionaliteter og forbedringer strømmer ud i et hurtigere tempo.”

Som et eksempel nævner han en app, der opbevarer fortællinger, billeder og videoer om borgernes livshistorie. På den måde kan hjemmehjælperen bedre lære borgeren at kende, læse op af pårørendes tekster eller vise billeder af børnebørnene som en hjælp til at huske og skabe glæde.

Mobilen først
I praksis har Aarhus Kommune valgt at starte designprocessen med at udvikle en mobil løsning, da de fleste sosu-assistenter, hjemmehjælpere og andet plejepersonale er på farten det meste af dagen.

”Når de sidder hos borgerne, kan de fortælle, hvad de skriver i journalen, og hvad de aftaler. Det styrker borgernes trivsel og tryghed, at de kender indholdet i journalen, og medarbejderne glæder sig til at få mere tid sammen med borgerne,” siger Esben Wolf.

Løsningen fungerer også på en pc, men den mobile platform er styrende for løsningens udseende og funktionaliteter. En egenskab der ligeledes er sjældent set i danske, offentlige it-projekter.

TRE INNOVATIVE ELEMENTER

Økosystemtanken: Man åbner op for at flere leverandører kan videreudvikle løsningen ved at byde ind med spændende funktionaliteter gennem et system, som kan sammenlignes med App Store. Det øger kreativiteten og skaber synergi på tværs af kommunerne.

Mobile First: Brugernes mobile behov sættes øverst. Det skaber merværdi, at brugerne kan sidde hos borgerne og ajourføre EOJ på en tablet eller mobiltelefon. Derfor tager designet 100 pct. udgangspunkt i den mobile platform.

Agil udvikling: Al udvikling testes og tilpasses løbende for at sikre, at projektet indeholder de helt rette funktionaliteter og bliver færdigt til tiden. Den agile udviklingsproces har ændret retning for EOJ-projektet mange gange undervejs, så løsningen passer bedre til de faktiske behov.

”Når de sidder hos borgerne, kan de fortælle, hvad de skriver i journalen, og hvad de aftaler. Det styrker borgernes trivsel og tryghed, at de kender indholdet i journalen, og medarbejderne glæder sig til at få mere tid sammen med borgerne,” siger Esben Wolf.

Løsningen fungerer også på en pc, men den mobile platform er styrende for løsningens udseende og funktionaliteter. En egenskab der ligeledes er sjældent set i danske, offentlige it-projekter.

Agil proces sikrer korrekt output uden forsinkelser
I selve udviklingsfasen har Aarhus Kommune også vendt tingene på hovedet. Først og fremmest bygger udviklingsprocessen på agile principper, hvor man ændrer retning undervejs, i takt med at man udvikler, tester og tilpasser.

”Det har vist sig, at det vi gerne ville have i starten, ikke altid har været det rigtige. Nogle af funktionerne kunne være simplere end vi troede, mens andre har vist sig slet ikke at være nyttige. Det er jo en fantastisk erkendelse at nå frem til som en naturlig del af et udviklingsforløb,” siger han.

Ud over den agile metode har Aarhus Kommunes centrale EOJ-projektteam også taget et stort skridt og er flyttet ind hos leverandøren. I bogstavelig forstand.

”Nu kan vi gå ind til hinanden, når vi vil spørge om noget eller opdager noget spændende. Derved kan vi træffe en beslutning på stedet. Det giver anledning til en masse spontane afklaringer, og effekten kan ikke overvurderes. Jeg har ikke prøvet det før, men det bliver et fast indslag fremover,” siger Esben Wolf.

Københavns Kommune følger trop
Ifølge Esben Wolf ønsker han ikke at lange ud efter de store it-leverandører, som har udviklet solide løsninger gennem mange år. Han påpeger, at han blot har erfaret, at underskoven af mindre virksomheder er hurtige til at spotte nye tendenser og teknologier og overføre dem til offentlige løsninger.

“Det offentlige behøver ikke at være en rigid størrelse, når det kommer til it-udvikling. Vi er nødt til at være dygtige til at tænke nyt og være åbne over for forandringer. Det gælder også i vores måde at købe it-løsninger på. Derved kommer vi ud over de store forsinkelser og økonomiske lussinger, som desværre ses for ofte,” siger Esben Wolf.

Københavns Kommune er fulgt i hælene på Aarhus Kommune og har indkøbt samme løsning. Efterfølgende har flere kommuner vist interesse for løsningen og økosystemtanken.

”Det er jo dejligt, at landets største kommune syntes, at vi har gjort et godt stykke arbejde. Jo flere kommuner, der følger trop, des bedre bliver forsyningssikkerheden på denne løsning. Det er til gavn for vores borgere og brugere,” slutter han.

Den nye EOJ-løsning har fået navnet Columna CURA og bliver lanceret i foråret 2017 i Aarhus Kommune.

Har du en holdning? Skriv til redaktionen her

LÆS OGSÅ: Sundhedsplatformen handler ikke kun om it

LÆS OGSÅ: SKAT sætter turbo på udviklingen af forretningstalenter

LÆS OGSÅ: Velkommen til publicperspectives.dk