Bedre planlægning giver millionbesparelser i hjemmeplejen

Et pilotprojekt har vist, at hjemmeplejen kan spare store summer hvert år uden at forringe ydelserne eller medarbejdernes hverdag.
Henriette Dragø
Getty Images

Hjemmeplejen i Danmarks største kommune, Ringkøbing-Skjern, har som en af de første fået gennemført en optimeringsanalyse, der tager afsæt i, hvordan medarbejdernes arbejdsdag ser ud. Kommunen kan skabe en bedre sammenhængende hverdag for medarbejderne og opnå kontante besparelser ved at automatisere planlægningen, indkøbe kommunale biler og ændre distriktsinddelingen – uden at det forringer ydelserne til borgerne.

”Vi havde en klar fornemmelse af, at der var et stort optimeringspotentiale i vores hjemmepleje hvad angår kørsel. At vi ved at indføre kommunale biler til de medarbejdere, der lægger flest kilometer på landevejene i egne biler kunne reducere omkostninger til transport. Dog har analysen givet os et klart billede af, at det største optimeringspotentiale ligger i vores centralnervesystem, nemlig i arbejdsgangene for vores 423 medarbejdere,” siger Sundheds- og Omsorgschef i Ringkøbing-Skjern Kommune, John Christensen.

”Det var nødvendigt at tage et dybt dyk ned i vores interne processer,” siger han. ”Men det har givet os rigtig god indsigt i vores organisering af arbejdet og en tro på, at vi ved at skrue på nogle knapper kan skabe mere hensigtsmæssige arbejdsbetingelser for medarbejderne og i nogle tilfælde bedre service til borgerne.”

Interesseret i udviklingen af den offentlige sektor? Skriv dig op til flere nyheder her.

I Ringkøbing-Skjern Kommune er der en række udfordringer, som gør arbejdsdagene vanskelige. Udover at det er Danmarks største kommune med et areal på knap 1500 km2, besværliggøres kørslen til og fra borgerne af de store afstande, fjorden i midten og kyststrækningen. Nogle medarbejdere kører mellem øst og vest flere gange på en dag, og den indlagte transporttid mellem borgerne, som er en fastsat normtid, er ikke altid tilstrækkelig.

Derudover ønsker hjemmeplejen at blive bedre til at revidere planlægningen ved akutte sygemeldinger blandt personalet og strømline planlægningsmetoderne, som i dag kan variere fra person til person.

Overblik: Optimeringspotentialer i Ringkøbing-Skjern

På baggrund af en simuleringsanalyse på to ud af fem hjemmeplejedistrikter konkluderer Deloitte følgende optimeringspotentialer:
- Tidsfrigørelser og besparelser på op til 7,7 mio. kroner årligt ved en kombination af tiltag, herunder implementering af automatisk planlægningsværktøj, ændret distriktsstruktur og ændret indmødemodel for medarbejderne.
- Alene implementering af et automatiseret planlægningsværktøj kan lede til en tidsfrigørelse blandt udkørende medarbejdere på over 11.000 timer svarende til 2,25 mio. kroner årligt.
- Anskaffelse og brug af kommunale biler vil spare kommunen op mod 810.000 kroner årligt ved leasing af 35-40 biler fordelt på de fem hjemmeplejedistrikter og derved reducere den årlige udbetaling af kørselsgodtgørelse på 3,1 mio. kroner årligt.
- Kommunen har igangsat arbejdet med at indføre kommunale biler og er i gang med at undersøge muligheden for en ændret driftsstruktur og automatiseret planlægning.

Simuleringer og interviews gav nye svar
For at få et overblik over optimeringspotentialer i hjemmeplejen, både økonomiske og tidsmæssige, gennemførte Deloitte en analyse, der afdækker hjemmeplejens udfordringer og muligheder. Udgangspunktet var at inddrage to ud af kommunens fem distrikter for at få en pejling af, hvilke ændringer vil give størst værdi.

En række medarbejdere blev interviewet, de eksisterende planlægningsredskaber blev undersøgt, og de processer og systematikker man anvender i forhold til planlægning af borgerbesøg blev minutiøst gennemgået. Desuden blev distrikterne nøje analyseret.

Pilotprojektet afdækkede mulige besparelser for over syv mio. kroner årligt. Dog har projektet kun i et vist omfang taget højde for overenskomster og andre juridiske begrænsninger.

John Christensen er Sundheds- og Omsorgschef i Ringkøbing-Skjern Kommune.

”Den største tidsfrigørelse kan opnås ved at automatisere planlægningen. Når vi finder den rette løsning, skal avancerede matematiske modeller overtage arbejdet med at få et enormt puslespil til at gå op hver dag med hensyntagen til de prioriteter, vi har,” siger John Christensen og uddyber:

”Tiden er løbet fra manuel planlægning i vores kommune. Der er så mange nuancer og detaljer, som vi ønsker at tage højde for i planlægningen, men som det er umuligt at håndtere manuelt. Med automatiseret planlægning vil arbejdsdagen for vores medarbejdere blive mere veltilrettelagt, lige fra de tager afsted om morgenen til de kommer hjem, og borgerne vil opleve en bedre struktur i ydelserne,” siger han.

Nogle principielle beslutninger, som fx hvornår på dagen borgerne skal have bad, kan man ændre på for at øge fleksibiliteten. Desuden vil det være muligt at ændre planlægningen fra dag til dag, hvis en kollega bliver syg, uden at skemaet for de medarbejdere, der overtager opgaverne, vælter.

Men også andre afvigelser vil en automatiseret løsning bedre kunne håndtere, som fx overenskomstforhold ved sygdom, herunder hvilke medarbejdertillæg det udløser, når man sætter andre på opgaven ved sygdom, samt hensyntagen til borgernes ændrede behov, fx at de gerne vil have senere morgenbesøg eller aftenbesøg end tidligere.

”Der er hele tiden afvigelser i planlægningen. Det er en stor logistikopgave, og derfor giver det rigtig god ræson at kigge nærmere på selve planlægningen,” siger John Christensen.

Kommunale biler til de lange strækninger
Analysen indeholdt også en økonomiberegning ved anskaffelse af biler til de af medarbejderne i hjemmeplejen, der kører flest kilometer. Med højeste takst per kilometer for kørsel i egne biler udgjorde den årlige udbetaling af kørselsgodtgørelse i 2016 for 208 medarbejdere knap 3,1 mio. kroner.

Dette beløb kan reduceres med over 800.000 kr. årligt ved at lease op mod 40 biler og anvende disse til hjemmebesøg hos borgerne.

”Vi havde i forvejen en stærk fornemmelse af, at her var der noget at hente. Vi vil ikke ændre ved aftalen om, at vi betaler den højeste kørselstakst til hjemmeplejen i vores kommune, men vi ønsker at stille en bilflåde til rådighed for de medarbejdere, der kører flest kilometer. Sammen med optimerede kørselsvejledninger kan vi opnå en markant besparelse her,” siger John Christensen.

Ved computersimuleringer af kørselsdistrikterne dukkede nye forslag til distriktsinddelinger frem, som kan gøre kørslen mellem borgerne mere hensigtsmæssig for medarbejderne. En ny distriktsinddeling med nye ruter er derfor del af det samlede optimeringsprojekt, som både vil frigøre tid og skabe driftsbesparelser. Konsulentvirksomheden Rapidis har assisteret Deloitte med disse simuleringer.

Starter med de lavt hængende frugter
På baggrund af analysearbejdet, som blev indledt i 2017, har kommunen besluttet at indkøbe kommunale biler, mens en nærmere undersøgelse af en ændret distriktsinddeling og mulighederne med et automatiseret planlægningsværktøj er sat i gang.

”Det er en spændende, men også omfattende proces at ændre vores interne arbejdsgange. Det kræver tid og et grundigt forarbejde, hvor vi inddrager lederne for samtlige fem distrikter og udarbejder tilbundsgående analyser på tværs af distrikterne. Selvom vi ikke kommer til at realisere den potentielle optimeringsgevinst på 7,7 mio. kroner, så er vi tilfredse med at høste de lavt hængende frugter, som udgør mellem 1,5 og 2 mio. kroner,” siger han.