Årets Offentlige Digitaliseringsuge blev afholdt virtuelt grundet COVID-19, og netop Corona-udfordringen satte gang i den agile omstilling hos Region Hovedstadens Center for It, Medico og Telefoni.
Hvordan accelererer man digitalisering og agile arbejdsgange?
Nogle gange giver det sig selv. Man har ikke noget valg, situationen kræver det simpelthen.
Det var tilfældet for Region Hovedstadens Center for It, Medico og Telefoni i det tidlige forår 2020, da COVID-19 krydsede de danske grænser.
Vicedirektør Pia Kopke og resten af ledelsen måtte sende alle medarbejdere hjem – og samtidig finde hurtige løsninger til, hvordan man teknisk omstillede sundhedssektoren til den nye virkelighed. En virkelighed, der satte det danske hospitalsvæsen under voldsomst pres.
”Alle vores medarbejdere sad derhjemme, så løsningerne og beslutningerne skulle ikke bare findes hurtigt, de skulle også håndteres digitalt,” fortæller hun.
Alligevel lykkedes det medarbejderne at levere resultater. De fik lynhurtigt sikret, at de nye COVID-19 afdelinger på regionens hospitaler blev bygget i Sundhedsplatformen.
”Det var fantastisk at se, hvor hurtigt medarbejderne lykkedes med at finde nye løsninger,” siger hun.
Og så var der udfordringen med de mange planlagte konsultationer, som pludselig ikke kunne foretages ansigt til ansigt.
”Vi var nødt til at sikre, at en telefon- eller videokonsultation kunne fungere på samme måde, som hvis patienten var mødt op i ambulatoriet. Vi fik sat en overlæge for bordenden af dette arbejde, så løsningerne blev udviklet i et tæt samarbejde mellem forretning og it. På den måde skubbede COVID-19 os virkelig i gang med at arbejde agilt.”
It-udvikling på en ny måde
Netop agilitet og digitalisering har været nogle af hovedtemaerne på dette års Offentlige Digitaliseringsuge, som – meget apropos digitalisering – i høj grad foregik online grundet COVID-19.
Fredag faciliterede Deloitte en debat om, hvordan arbejdet i forvaltningen påvirkes af nye teknologier og agile måder at arbejde på. Terkel Tolstrup, der er partner i Deloitte, åbnede ballet med sin forklaring på, hvorfor man skal arbejde med it-løsninger på nye måder:
”Vi befinder os i en tidsalder, hvor it-løsninger ikke skal holde i ti år, men derimod er et produkt, der bliver ved med at udvikles løbende. Derfor skal vi væk fra projekt-tankegangen med hårde deadlines og faste rutiner, når det gælder it-løsninger.”
”I et samfund, hvor der konstant opstår nye akutte behov, er man nødt til at kunne udvikle på løsningerne hele tiden,” påpegede han.
Erfaringer fra sundhedssektoren
Det behov oplevede Pia Kopke blandt andet i foråret, hvor COVID-19 med al tydelighed viste, at forretningens prioriteringer hurtigt kan ændre sig.
Hun brugte desuden fredagens debat til at fortælle om arbejdet med at videreudvikle Sundhedsplatformen, og hvordan agile metoder kan bringe forretning og it tættere på hinanden.
Efter en ’svær implementering’, som hun selv udtrykker det, og en efterfølgende opgradering til det nye Landspatientregister, var tiden endelig kommet til at forbedre Sundhedsplatformen til i højere grad at understøtte de kliniske arbejdsgange.
”Vores første erfaringer med at optimere Sundhedsplatformen viste, at trods dialog med hospitalerne var der flere eksempler på, at vores løsninger reelt ikke løste de kliniske behov,” indleder hun.
”For det første er det vigtigt, at slutbrugerne er med i hele processen. Sammen med klinikerne identificerer vi nu løbende, hvad minimum viable product er, så vi ikke bruger en masse tid på at udvikle på de forkerte ting. Klinikerne er med i design- og testfaserne, og i dag afprøver vi oftere løsningerne i små piloter på de enkelte hospitalsafdelinger. Derved får vi løftet anvendeligheden og kvaliteten. inden løsningen bliver tilgængelig for de resterende 40.000 slutbrugere på Sjællands hospitaler og sygehuse.”
Dernæst er det afgørende, at forretningen tager ejerskab, når løsningerne udvikles, påpeger hun.
”Vores erfaring er, at agile metoder virkelig skaber et tæt partnerskab mellem forretningen og it. Det giver også forretningen en langt mere fremtrædende rolle i de nødvendige prioriteringer, og derved træder it-organisationen et skridt i baggrunden. Til gengæld skaber det stolthed at være med til at løse det, som giver størst værdi for forretningen.”
Agile arbejdsgange er fremtiden
I 2019 afprøvede Center for It, Medico og Telefoni agile metoder i Medicin-projektet, og i 2020 udbreder organisationen det til andre områder af Sundhedsplatformen, fortæller Pia Kopke.
”Vi er i starten af vores omstilling til agile metoder. Lige inden COVID-19 brød ud, var vi klar over, at den videre udvikling af Sundhedsplatformen ville kræve, at chefer og medarbejdere kunne arbejde efter agile metoder. Vi besluttede derfor at sende stort set alle afsted på virtuelle videreuddannelsesforløb, hvor chefer og medarbejdere kunne deltage hjemmefra.
Og for at lykkes er Pia Kopke ikke i tvivl om, at det kræver forandringsledelse, involvering og kommunikation, hvis omstillingen til agile metoder skal blive en succes både hos forretningen og internt i it-organisationen:
”Det er en helt ny rolle for it-organisationen, og for at skabe en forståelse for dette på tværs af organisationen er uddannelse, kommunikation og dialog med mellemledere og medarbejdere vigtigt. Der skal tænkes kreativt for at nå ud i alle hjørner af organisationen”
”Vi har taget et første vigtigt skridt – men det er en rejse, og vi har behov for erfarne agile coaches, som kan hjælpe os hele vejen, før vi kan sige: ’Nu foregår al udvikling omkring Sundhedsplatformen agilt.’ Det handler om at holde fast for at undgå, at tingene ikke bliver business as usual med et agilt tvist,” siger hun.
