Regeringens store udflytningsplan har som bekendt resulteret i et stort antal opsigelser fra medarbejdere på tværs af myndigheder. Den 1. november 2016 flyttede Geodatastyrelsen fra København til Nørresundby, men her ser billedet anderledes positivt ud. Styrelsen lykkedes med at få 28 ud af 96 medarbejdere med til det nordjyske, hvilket svarer til 29 procent. Endnu vigtigere er det, at blandt de 28 er hele ledelsesgruppen, de konstituerede chefer og funktionscheferne samt en stor gruppe af nøglemedarbejderne.
Ifølge direktør i Geodatastyrelsen Pia Dahl Højgaard er succesen et resultat af en bevidst strategi, hvor styrelsen har gjort det muligt og attraktivt for alle medarbejdere at flytte med til Aalborg. Både i en kortere afgrænset periode og mere permanent.
”Vi ville have så mange af vores medarbejdere med som muligt – især de erfarne – og derfor søsatte vi først en strategisk kommunikation og derefter en incitamentspakke til alle medarbejdere suppleret med særlige tiltag rettet mod de medarbejdere, der var særligt kritiske for, at vi kunne køre videre som styrelse. Det kunne eksempelvis være medarbejdere, som sad alene med en meget specialiseret viden, eller medarbejdere med ansvar for konkrete projekter,” siger Pia Dahl Højgaard.
Opsigelser kom hurtigt
I begyndelsen var situationen var dog ikke nær så opløftende. Kort efter at styrelsens medarbejdere fik beskeden om, at styrelsen skulle rykke til Nørresundby, opsagde knap hver tredje jobbet.
Interesseret i udviklingen af den offentlige sektor? Skriv dig op til Deloittes nyhedsbrev.
Nogle steder var der i længere perioder en form for undtagelsestilstand
”Når en arbejdsplads skal flytte, giver det jo en stor usikkerhed blandt medarbejderne. Én måde, hvorpå medarbejderen kan tage kontrol over situationen, er, at sige op og finde et andet arbejde. Det var der en del, der gjorde,” fortæller direktøren.
Udover selve flytningen var der også et andet væsentligt usikkerhedselement. Geodatastyrelsen skulle deles i to fra 1. januar 2016. Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering i København, og Geodatastyrelsen med placering i Nørresundby.
”Det gjorde ikke opgaven lettere, fordi det gav endnu mere usikkerhed, da vi først skulle finde ud af, hvilke medarbejdere, der skulle flytte med,” siger Pia Dahl Højgaard.
Brug for nytænkning
Den tidlige medarbejderflugt måtte bremses, og så snart det nye Geodatastyrelsen var etableret, lagde Pia Dahl Højgaard og den nye ledergruppe en strategi for flytningen, samtidig med at ledende medarbejdere hele tiden førte en dialog med medarbejderne. Det skulle skabe tryghed og vise, at det var muligt at finde løsninger. Men det var ikke nemt, når styrelsen først reelt var etableret fra 1. januar.
”Vi var handlingslammede op til 1. januar 2017, fordi vi simpelthen ikke vidste, hvem der skulle være chef for hvad. Men vi lyttede til medarbejderne. Nogle ville gerne flytte med permanent, andre var parate til at flytte med for en periode, mens de sidste ikke ville flytte med overhovedet. Derefter undersøgte vi mulighederne for at gøre det enklere for medarbejdere at tage med til Aalborg,” siger direktøren.
Styrelsen besluttede desuden at udarbejde incitamentspakker tilpasset medarbejdernes forskellige behov. Alle fik tilbudt fly til og fra Aalborg i en længere periode kombineret med betalt overnatning. Medarbejdere, som det var særligt kritisk at få med – eksempelvis specialister og medarbejdere, der sad på store projekter – fik tilbudt særlige bonusordninger.
Personer med ledelsesansvar på funktionsniveau, mellemledere og kontorchefer fik også et ekstra funktionstillæg samt et tillæg, fordi de skulle ansætte nye medarbejdere, sørge for at den rette kultur blev etableret i afdelingerne og holde fast i motivationen hos de nuværende medarbejdere.
”Det har jo ikke været normal ledelse. Nogle steder var der i længere perioder en form for undtagelsestilstand,” fortæller Pia Dahl Højgaard.
1. Alle medarbejdere har fået tilbudt en pendlerordning, hvor styrelsen betaler en rejse ugentlig frem og tilbage mellem Aalborg og København. Ordningen er blevet forlænget til og med 2019. I dag er 15 medarbejdere omfattet af pendlerordningen.
2. Medarbejdere med specialiseret viden og medarbejdere på nøglepositioner er blevet tilbudt tilskudspakker.
3. Medarbejdere modtager funktionstillæg til oplæring af nye. Tillægget er beregnet efter, hvad to overnatninger på hotel i Aalborg koster, da man minimum skal have tre arbejdsdage i Aalborg. De to øvrige dage må man arbejde hjemmefra.
4. Der udbetales bonus, hvis en medarbejder er ansat 30. juni 2017. Bonussen størrelse afhænger af, hvor central medarbejderen er.
5. Der udbetales bonus, hvis man er en såkaldt kategori 4-medarbejder og ansat pr. 31. december 2017.
6. Enkelte har modtaget bonus for at færdiggøre særligt vigtige projekter.
7. Personer med ledelsesansvar på funktionsniveau (faglige ledere), mellemledere og kontorchefer har fået et ekstra funktionstillæg pga. den ekstraordinært svære ledelsesdisciplin.
Skjulte gevinster
Umiddelbart lyder incitamentspakkerne som en udgift, og for alle offentlige myndigheder er det et krav, at man kan legitimere en bonus – særligt i forbindelse med en allerede omkostningstung flytning.
Men for det første fastholdt incitamentspakkerne en masse knowhow, som sidenhen har været afgørende for, at styrelsen kunne holde et respektabelt serviceniveau. Desuden har man hentet store besparelser, fordi man har undgået at hyre og oplære nye medarbejdere. Derudover kunne man være nødsaget til at hyre tidligere medarbejdere på dyre konsulentkontrakter.
”I udgangspunktet er kompensation en omkostning, men hvordan modregner man besparelsen ved ikke at skulle genbesætte stillingen med det samme eller køre med en midlertidig løsning?” siger Pia Dahl Højgaard.
Geodatastyrelsen indledte et samarbejde med konsulenthuset Deloitte om at udarbejde en model, der fandt frem til de egentlige omkostninger ved at modregne positive gevinster ved incitamentsprogrammet, eksempelvis at styrelsen slipper for at ansætte og oplære nye medarbejdere.
Geodatastyrelsen er for søkortopgaverne underlagt internationale krav, hvilket betyder, at embedsfolk i udenlandske søsterorganisationer arbejder på den samme måde. Det har vist sig, at have en sidegevinst for den danske styrelse.
”Nogle af mine medarbejdere havde hørt, at de skar ned i England, mens vi jo manglede erfarne kræfter i Aalborg. Og de var alligevel derovre, så kunne de jo lige tale med dem om det. Så vi slog vores stillinger op i England og har nu ansat syv nye engelske kolleger, som nu er flyttet til Aalborg og arbejder for os,” fortæller Pia Dahl Højgaard.
Modellen tog højde for hvilke incitamentspakker, der er i overensstemmelse med lovgivning og praksis i staten, er økonomisk rentable, styrker den ønskede adfærd og opfattes som fair og motiverende af organisationen.
”Traditionelt er opfattelsen, at en hvilken som helst bonus udelukkende er en udgift. Modellen viste, at en bonus er en investering, der kan give en besparelse – i nogle tilfælde større end selve bonussen. En yderligere gevinst er, at vi ikke mister viden med det samme, men kan overdrage den over en række måneder,” siger hun og uddyber:
”At skrive et jobopslag, slå den op, læse jobansøgninger og holde samtaler og den efterfølgende oplæring koster alt sammen. Vi havde ledere, der skulle læse 400 ansøgninger til tre HK-stillinger. Og hvordan bliver effektiviteten påvirket i et team, hvis 100 procent er nyansatte?”
Godt tilfreds
En håndfuld af de 28 medarbejdere, som fulgte med styrelsen til Aalborg har siden opsagt deres stilling, og Pia Dahl Højgaard forventer ikke, at styrelsen på sigt kan fastholde alle medfølgende medarbejdere, hvoraf en del stadig har bopæl i København. Men alene det, at så stor en procentdel har været med til at bibeholde den specialiserede viden i styrelsen, har været afgørende for, at man har formået at holde et tilfredsstillende serviceniveau. Derudover påpeger direktøren, at hele flytningen af styrelsen har givet uventede sidegevinster.
”Jeg står tilbage med en ekstremt agil organisation, som er vant til, at man ikke kan sidde i rundkreds og diskutere ting i flere dage. Ting, vi normalt bruger måneder på, har vi løst på uger,” fortæller Pia Dahl Højgaard og slutter:
”Hvis jeg skulle gøre noget anderledes, var det at kommunikere de forskellige muligheder langt tidligere. Omstændighederne gjorde det umuligt, men enkelte har efterfølgende sagt, at de formentligt havde taget imod et af tilbuddene.”
Har du en holdning til it-udvikling i den offentlige sektor? Skriv til redaktionen her
LÆS OGSÅ: Offentlig ledelse er kompleks, men klynkeriet må stoppe
LÆS OGSÅ: Digital transformation: Pilotprojekter og stærke partnerskaber baner vejen
LÆS OGSÅ: Direktør i Erhvervsstyrelsen: Den offentlige sektor skal op af det sorte hul
