Nyt projekt giver Holbæk Kommune bedre indsigt i jobcentrenes produktivitet og løfter kommunens borgerrettede aktiviteter. Projektet er blevet eksekveret på under tre måneder uden investeringer i nye it-systemer og formår at omsætte eksisterende data til konkret og brugbar ledelsesinformation på beskæftigelsesområdet. Det får koncerndirektør i Holbæk Kommune til at kalde projektet for det bedste, kommunen har gjort på beskæftigelsesområdet i en årrække.
”I dag kan vi se, hvilke initiativer der virker bedst over for den enkelte borgergruppe. Vi klarer det fx mindre godt ift. dagpengemodtagere, mens vi til gengæld får de jobparate kontanthjælpsmodtagere i job. Der kan vi se, at vores initiativer er de rette. Der, hvor vi ikke lykkes, kan vi derimod søge at forbedre vores aktiviteter, så vores borgere bliver mødt af en beviseligt virkningsfuld indsats i deres kontakt med kommunen. Man kan sige, at vi fra cockpittet er blevet stærkere til at navigere i landskabet,” fortæller koncerndirektør i Holbæk Kommune, Erik Kjærgaard Andersen.
Interesseret i udviklingen af den offentlige sektor? Skriv dig op til flere nyheder her.
Projektet har resulteret i, at lederne inden for beskæftigelsesindsatsen hver uge kan se, hvordan deres medarbejdere performer på en række parametre, herunder antal samtaler, hvor mange der i aktiveringstilbud og antallet af borgere, som ikke længere er på offentlig forsørgelse. Erik Kjærgaard Andersen forklarer, at dataene, der udgør rapporteringen, er hentet i kommunens økonomi- og fagsystemer og leveret til jobcenterlederne af kommunens økonomi- og analysemedarbejdere og Deloitte.
”Rapporteringen giver os mulighed for ugentligt at følge op på, om de tilbud vi har iværksat, har en effekt. Den information kan vi give videre til politikerne, så vi sikrer, at vi taler samme sprog, og at politikerne kan træffe beslutninger ud fra de resultater og erfaringer, vi opnår i beskæftigelsesindsatsen,” forklarer Erik Kjærgaard Andersen.
Mere transparens
Projektet blev igangsat med udsigten til en betragtelig budgetoverskridelse i 2017. Kommunen ville derfor have indsigt i, om mål, indsatser og budget hang sammen.
Lederne skal jo også kunne håndtere det, når transparensen viser, at vi ikke præsterer på et bestemt område
”Hvis du skal besvare det spørgsmål, må du også kende til produktiviteten i kommunen. Når vi det, vi skal? Udfordringen var at få skabt en transparens, så vi kunne afgøre, om der var en sammenhæng mellem politiske krav, budgettet og selve produktionen i kommunen,” udtaler Bo Hammer, Director i Deloitte, som har været kommunens eksterne samarbejdspartner på projektet. Han bakkes op af Erik Kjærgaard Andersen.
”Vi ville altså gerne have svar på, om vi bruger vores tid og penge på det rigtige. Selvom det jo ikke er sort/hvidt, havde vi brug for at vide, hvorfor vi ikke lykkedes med budgettet. Var det et spørgsmål om bemanding, urealistiske krav, eller fordi tilbuddene til borgerne ikke var de rigtige?” siger koncerndirektøren og peger på, at transparensen har resulteret i, at politikerne har forøget beskæftigelsesbudgettet i 2018 med 50 millioner kroner.
Ledelsesinformation forpligter
Den øgede transparens på beskæftigelsesområdet stiller dog også større krav til de offentlige ledere.
”Data må dog ikke bruges uden dialog – det skal bruges som en måde at drive bedre ledelse. Så i virkeligheden øger projektet mest af alt kravene til ledelsen, fordi ledelsen får mere indsigt i driften. Lederne skal jo også kunne håndtere det, når transparensen viser, at vi ikke præsterer på et bestemt område,” siger Erik Kjærgaard Andersen og fortsætter:
”Vi kan jo både se, hvordan ledere og medarbejdere performer i forhold til hinanden. Det kræver, at man kan italesætte sine forventninger tydeligt. Hvis medarbejderen bør have flere samtaler, skal lederen ind og hjælpe ved eksempelvis at fjerne andre opgaver fra medarbejderens bord. Vi arbejder systematisk med at indføre det, vi kalder, positiv opfølgningskultur, hvor vi følger op med afsæt i, hvad vi kan gøre bedre, og hvad vi kan lære.”
”Omvendt kan det jo også bruges konstruktivt. Hvis nu en medarbejder har svært ved at få sine borgere i aktive tilbud, så kan vedkommende jo måske hente sparring hos de medarbejdere, som er lykkedes med at få mange i tilbud. Hvad gør de helt konkret ift. borgeren,” siger koncerndirektøren, og forklarer, at projektet er blevet velmodtaget hos både sagsbehandlere, lederne på jobcentrene og politikerne.
”De fleste embedsmænd vil være enige om, at det ikke handler om at hælde flere data i hovedet på politikerne. Det handler om, at kvalificere de data, der allerede findes. Responsen fra politikerne har derfor været positiv. Vi kan tale det samme sprog, så vi lettere kan blive enige om, hvorvidt vi lykkes med at give borgerne en bedre tilværelse. Det er ikke en fornemmelse, men baseret på fakta. Der er gode data på beskæftigelsesområdet, men vi tror også på, at vi kan anvende det her på andre områder. Fx på det specialiserede socialområde,” slutter han.
