Embedsmænd skal vende sig til nye digitale kollegaer

”Opgaver som brevskrivning og arkivering er flere steder blevet understøttet af digitale kolleger. Her har vi virkelig fået stort udbytte, da begge dele er både tidskrævende og følger specifikke regler.” siger Mads Buch Andersen, kontorchef i Københavns Kommunes økonomiforvaltning.
Klaus Thodsen
Getty Images

”Vi får mere tid til borgerne. Vi har automatiseret en del af det manuelle arbejde, og kan derfor bruge mere tid på velfærd og mindre på administration, ” siger Mads Buch Andersen, kontorchef i Københavns Kommunes økonomiforvaltning.

Københavns Kommune har siden slutningen af 2015 haft øget fokus på automatisering og effektivisering af en lang række arbejdsgange, der tidligere var både tids- og ressourcekrævende for medarbejderne. Et af de nye tiltag kaldes robotics eller en ”digital kollega”, og er en form for software, der kan trænes til at udføre specifikke opgaver og processer.

Gør det svære lettere
”Vi ser et stort potentiale i at bruge automatiseringssoftware til at hjælpe offentlige myndigheder med at yde en mere effektiv og værdiskabende service – til gavn for både borgere og samfundet. Der bliver brugt unødigt mange ressourcer i dag på manuelle opgaver, der sagtens kan automatiseres,” siger Michael Theill, specialist i digitalisering ved Deloitte, der fungerer som implementeringsrådgiver for mange robotics-løsninger rundt om i landet.

For mange offentlige myndigheder bruges der meget tid på f.eks. manuelt tastearbejde, indsamling af oplysninger, kontroller, arkivering og søgning i sagsakter, og her kan de digitale kolleger klare opgaverne hurtigere og mere sikkert. Og jo mindre tid en medarbejder bruger på manuelle og praktiske opgaver, jo mere tid bliver der frigivet til borgerne.

Hvad kan en digital kollega gøre for os?

Robotics kan være løsningen indenfor en lang række arbejdsgange og processer, der i dag kræver meget tid og opmærksomhed fra medarbejderne. Her kan du se en række områder, hvor robotics bør overvejes fremfor manuelle ressourcer:

- Kvittering, registrering og validering af modtagne oplysninger.

- Sagsoprettelse, journalisering og visitering.

- Sagsoplysning ved opslag i registre og øvrig informationsindsamling.

- Sammenstilling af oplysninger og udkast til dokumenter (fx breve, høringer og afgørelser).

- Beslutninger, der er hundrede procent objektive.

- Økonomiopgaver såsom fordeling af indkomne fakturaer til godkendelse, månedlig afstemning og kontrol på tværs af moduler i økonomisystem og for eksempel udbetalingssystem.

- Løbende kontrol af eksempelvis stamdata på ordrer og udgående fakturaer indenfor tilskudsudbetalinger og gebyrfinansierede områder.

- HR-opgaver såsom løn, refusioner, ansættelser og ledelsesinformation.

Kilde: Deloitte

”Opgaver som brevskrivning og arkivering er flere steder blevet understøttet af digitale kolleger. Her har vi virkelig fået stort udbytte, da begge dele er både tidskrævende og følger specifikke regler. Hermed frigøres ressourcer, samtidig med at den samlede produktion opretholdes.” siger Mads Buch Andersen.

Netop det regelbaserede arbejde er et af de områder, hvor robotics i høj grad kan være med til at lette arbejdsbyrden. Softwaren kan programmeres til at udføre helt præcise opgaver, der sparer medarbejdernes tid. Samtidig udrydder man ved en automatisering risikoen for menneskelige fejl, da den digitale kollega aldrig laver fejl, men kun gør det, som den er programmeret til.

For sikkerhedens skyld
At luge ud i de små fejl kan i det lange løb have stor betydning for borgerne. For udover at være irriterende og besværligt, så er det ikke mindst en hjælp for borgerens retssikkerhed. Det er den lille tastefejl, der kan forsinke sagsarbejdet mellem borger og kommune.

”Når vi taler om borgenes retssikkerhed, så er alle interesserede i, at alt bliver så fejlfrit som muligt. Og her er den digitale kollega mere stabil end mennesker. Når opgaver løses i mange forskellige systemer, der kræver at data manuelt flyttes fra system til system, så bliver selv regelbaserede opgaver unødigt indviklede og komplekse, og så stiger risikoen for, at noget går galt. Den digitale kollega laver ikke fejl. Den løser alle opgaver rigtigt – uanset antal systemer data skal flyttes til. Det gavner alle,” siger Mads Buch Andersen, når man spørger ham, hvorfor han ser robotics som et redskab, der hjælper både borgere og myndighed.

Er det noget for os?

Den digitale kollega kan være med til at effektivisere arbejdet hos både private og offentlige instanser, og den kan udføre sine opgaver 100 % korrekt, hvad end den skal gøre det 10 eller 10 millioner gange. Det kræver ikke et helt nyt IT-system, tværtimod bruger den digitale kollega de eksisterende systemer. Et samlet forløb kan typisk gennemføres på 6-9 uger.

1 - Undersøg potentialet og gennemfør proof of concept (PoC). Identificer og prioriter egnede processer til fuld eller delvis automatisering med robotter. Udvælg relevant robotsoftware, og gennemfør PoC for at teste software og koncept i egen infrastruktur og forretningsproces.

2 - Implementer robotunderstøttelse af udvalgt proces. Implementer fuld robotautomatisering i testmiljø og efterfølgende driftsmiljø med driftsovervågning og support af automatiserede processer. Tag hånd om den organisatoriske implementering, og følg op på gevinster og drift.

3 - Læg en strategi for bredere anvendelse af robotsoftware. Fastlæg ambitioner for udbredelse af robotsoftware, og etabler en udviklings- og driftsorganisation, governance og change management. Afklar, hvad I selv vil løse, og hvad I vil lade ekstern bistand stå for. Beslut handlingsplan for yderligere robotautomatisering.

Kilde: Deloitte

Han bakkes op af Michael Theill fra Deloitte, der oplever, at det ofte er de samme typer af opgaver, som kunderne efterspørger hjælp til, hvad enten det er offentlige eller private.

”Kommunerne har de samme opgaver. De har alle børnefamilier, ældre og kontanthjælpsmodtagere. Lovgivningen er ens overalt, og derfor er det de samme regler, den digitale kollega skal arbejde ud fra. Hvad der kan digitaliseres i København kan det samme i Thy,” siger Michael Theill.

Potentialet rækker vidt
Generelt bliver arbejdet på kontorerne rundt omkring i landet i stigende grad automatiseret, hvad end man er i den private eller offentlige sektor. Og derfor ser man hos Deloitte også et stort fremtidigt potentiale i bruges af robotics, hvor teknologien fortsat er i gang med at træde sine barnesko.

”Det regelbaserede arbejde kan i høj grad overtages af den digitale kollega, der altid har mod på selv de ensformige opgaver. Teknologien udvikler sig hele tiden, så der er utroligt store muligheder. Den vil ikke kunne overtage opgaver, hvor en menneskelig vurdering er nødvendig, men den kan lette arbejdet for mennesket, der skal foretage vurderingen,” siger Michael Theill, specialist i digitalisering ved Deloitte.

Hos Københavns Kommune er man ikke bange for at kalde erfaringen med robotics for en succes, og man ser muligheder for nye projekter og tiltag i fremtiden.

”Næste skridt skal altid skabe værdi for både kommunen og borgerne. Jeg kan ikke sige, hvor vi ender med brugen af digitale kolleger, men der er ingen tvivl om, at vi har ambitioner om mere.” siger Mads Buch Andersen, kontorchef i Københavns Kommunes økonomiforvaltning.