Aarhus Universitetshospital, som bærer projekttitlen Det Nye Universitetshospital (DNU), specialiserer sig i at spore og eliminere ineffektive processer. Digital sporingsteknologi hjælper medarbejderne til at anvende deres egne ressourcer optimalt og effektivisere transporten af udstyr. Sporingsteknologien skal gavne den samlede servicelogistik, når den sidste mursten er lagt i 2019 og i alt 10.000 medarbejdere har indtaget et topmoderne hospital på 500.000 m2.
”Vi er på mange måder ligesom en industriel virksomhed med et flow af forsyninger ind og ud af hospitalet. Vi optimerer hele værdikæden og skaber indsigt i, hvordan vi performer i alle hjørner af organisationen. På den måde kan vi sikre flere varme hænder til patienterne og et kontinuerligt flow af alle processer omkring dem,” siger Lars Ganzhorn Knudsen, projektchef med ansvar for it og logistik på DNU.
Danmarksmester i sporbarhed
I industrien er track & trace-løsninger udbredt, men på sundhedsområdet er løsningen på hospitalet. Projektgruppen bag digital sporing har gået de manuelle processer efter i sømmene for at finde optimeringsmuligheder og har udarbejdet en rapport med over 40 brugsscenarier.
Ofte forsvinder udstyret fra afdelingerne, hvilket betyder, at sygeplejersker og andre klinikere må bruge deres dyrebar tid på at lede efter udstyr frem for at være der for patienterne.
En af de åbenlyse udfordringer på et stort hospital er at holde styr på alt det udstyr, som fragtes mellem afdelingerne. Ofte forsvinder udstyret fra afdelingerne, hvilket betyder, at sygeplejersker og andre klinikere må bruge deres dyrebar tid på at lede efter udstyr frem for at være der for patienterne.
”Det er vores mantra, at klinisk personale laver klinisk arbejde, ligesom servicepersonale laver servicearbejde, herunder vogntransporter. Derfor tagger vi op til 10.000 forskellige genstande som vogne, senge, rullestole og medicoteknisk udstyr – og til en vis grad også vores medarbejdere. Med digital sporing får vi et meget nøjagtigt billede af, hvor alting er, og hvordan vi kan optimere transporten af udstyr fra den ene til den anden ende af hospitalet,” siger Lars Ganzhorn Knudsen.
Medejerskab og selvledelse
Siden idéen opstod i 2012, har det digitale sporingsprojekt vokset sig stort. Indførelsen af en relativ simpel teknologi har endvidere krævet et kompetenceløft i hele organisationen. I den forbindelse har det været et mål at give medarbejderne større medejerskab.
”Det er vores holdning, at medarbejderne er ansvarlige nok til selv at fordele opgaver og træffe de rette beslutninger. Derfor understøtter vores arkitektur en fleksibel og åben proces i forhold til selvledelse. Det er en meget vigtig del af dette forandringsprojekt,” siger Lars Ganzhorn Knudsen og viser det dashboard, som samler de forskellige elementer af sporingsløsningen.
Dashboardet ligner en avanceret kalender med angivelse af dagens kliniske opgaver. Sterilcentralen ved, hvilke skalpeller og knive, der skal sendes til operationsstuen, og servicepersonalet ved, hvornår transportvognen skal køre afsted for at være fremme inden hofteoperationen. Når dashboardet indimellem lyser rødt, er en akutopgave netop registreret i systemet. De læger, der befinder sig inden for en radius af ti meter, underrettes via deres mobile enhed, og inden for få minutter vil en af dem taste på opgaven på sin mobilskærm og finde vej til patienten.
Aarhus Universitetshospital kan illustrere præcist, hvor lang knivtiden eksempelvis er på en hofteoperation, hvilket gør systemet i stand til at udregne, hvornår lægen forventes klar til næste opgave. Men en del af forandringsprojektet er også at analysere servicemedarbejdernes forskellige opgaver.
”Selvledelse er vigtigt i alle personalegrupper. Hvis en logistikmedarbejder bliver sendt ud med pakker på en vogn, skal vedkommende arbejde sig tilbage på den mest hensigtsmæssige måde, så man får transporteret flest varer rundt på kortest tid. Derfor har vi implementeret et transport-managementsystem i dashboardet, så det bliver nemmere at planlægge transport af udstyret – også når en akutopgave lyser rødt,” siger Lars Ganzhorn Knudsen.
Optimering på 20 pct.
Projektchefen forventer, at klinikerne optimerer deres arbejdstid med 20 pct., fordi de ikke længere skal bruge tid på at lede efter, og flytte, udstyr mellem afsnit og etager. Optimeringspotentialet for den interne transport af varer er cirka 18 pct., mens han endnu ikke har et overblik over den samlede optimeringsgevinst for hospitalet.
”Der er så mange processer forbundet med dette projekt, så vi tager det skridt for skridt, men optimeringsgevinsten bliver under alle omstændigheder iøjnefaldende,” siger han.
Etisk diskussion
Men bagved sporbarhed ligger der en etisk diskussion om overvågning, fordi det hele tiden er muligt at vide, hvor hver enkelt medarbejder befinder sig, når de er på arbejde. Ifølge Ganzhorn er der dog flere måder at minimere frygten for overvågning på.
”I dashboardet kan vi se, hvor medarbejderne fysisk befinder sig. For at opnå effektiviseringspotentialet og for at give medarbejderne mulighed for at udnytte deres arbejdstid bedst muligt, så kommer vi ikke uden om sporing af personer, men vi gemmer ikke data,” siger han og fortsætter:
”På sigt må vi diskutere, om vi skal gemme data anonymiseret, dog med mulighed for at anvende dem i nødstilfælde. Det kan eksempelvis være, hvis vi skal inddæmme en alvorlig smitte på hospitalet. I stedet for langsommeligt, manuelt opklaringsarbejde vil vi med et tryk på knappen kunne se, hvilke personaler, der har været i kontakt med viruspatienterne og derved afgrænse smittefaren,” siger han.
Kræver modenhed og viljen til at løfte sig
Flere danske sygehuse har enten købt eller er i gang med at teste den løsning, som Lars Ganzhorn Knudsen sammen med it-leverandøren har sat i drift på Aarhus Universitetshospital. Men hvad kræver det for at lykkes? Og hvorfor er det danske sygehusvæsen først begyndt at bruge sporingsteknologi nu?
”Det handler først og fremmest om modenhed. Det stiller krav til alle processer og ikke mindst de fysiske rammer. Da vi skulle i gang med opbygningen af et helt nyt hospital, blev dette forretningsudviklingsprojekt aktuelt. Der opstod en villighed til at tænke nyt og sætte noget på spil,” siger Lars Ganzhorn Knudsen og fortsætter:
”Man må ikke underkende, at det kræver et kompetenceløft i store dele af organisationen at optimere processerne. I store multikomplekse projekter som dette må man kigge dybt ind i sin organisation og kortlægge alle kapaciteter og kapabiliteter. Er ledelsen i stand til at drive forandringsprocessen? Er medarbejderne i stand til at flytte organisationen fra A til B? Hvis hele ikke er klar, ender man det forkerte sted.”
Aarhus Universitetshospital har erkendt det nødvendige kompetenceløft og har derfor bedt om hjælp udefra. Flere processer har været vanskelige at forandre, derfor er strategierne blevet udfordret undervejs. Gennem pilotprojekter har man løbende testet, om man var på rette spor i forhold til de gevinster, man ønskede at opnå.
”For mig har sporingsløsningen været et anslag til, at vi har løftet hele organisationen og lært at tænke endnu mere procesorienteret. Digital sporing er ikke blot et spørgsmål om at vide, hvor udstyr og personale befinder sig og hvornår. Det er forretningsudvikling på højt niveau og gavner den samlede sygehusdrift,” slutter han.
LÆS OGSÅ: ”Den mest nytænkende agile leverancemodel vi har set i den danske offentlige sektor”
LÆS OGSÅ: Aarhus sætter it-udviklingen i nyt gear
LÆS OGSÅ: SKATs datastrategi styrker kundeoplevelsen og finder skatteunddragerne
Har du en kommentar til ovenstående, eller ligger du inde med den næste gode historie, der kan inspirere andre i det offentlige? Kontakt Deloittes redaktion på dkredaktionen@deloitte.dk.
