”Den mest nytænkende agile leverancemodel vi har set i den danske offentlige sektor”

Jens Refsgaard Iversen
Andreas Houmann

”Jeg har nok krogen i de fleste, hvis jeg siger, at STAR City skal betragtes som en modreaktion på Amanda,” siger Jesper Hammerich Lux, som er kontorchef for Digitalisering og Support hos Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, STAR. Kontorchefen refererer til arbejdsformidlingernes it-system, Amanda, der endegyldigt blev lukket ned i 2008.

”Der var mange ting, der gik galt med Amanda. Det var et monstrøst projekt med alt for mange krav og uheldige teknologivalg. Samtidig har Amanda lært os uendeligt meget om, hvad der kan gå galt i et it-projekt,” fortæller Jesper Hammerich Lux. Til dagligt er han ansvarlig for udviklingen af STARs it-systemer og dermed også en af de primære drivkræfter bag et ny setup for it-udvikling, der skal give styrelsen større leverancesikkerhed, mere leverandøransvar og en fortsat agil linje.

Til det har styrelsen samlet fire it-leverandører under ét tag. De fire leverandører tæller både tunge it-udbydere samt mindre virksomheder. Sammen skal de gå under betegnelsen STAR City og varetage udviklingen og vedligeholdelsen af it under tæt samarbejde med styrelsen.

Mål & middel

Mål: Effektivitet, stærkere kompetencer, større leverancesikkerhed og leverandøransvar samt en fortsættelse af den agile linje.

Middel: Efter de første 3 år skal styrelsen skifte én af de fire leverandører ud. Derefter kan man skifte én leverandør ud hvert andet år. De fælles lokaler giver kortere kommunikationsveje mellem it-leverandører. Derudover vil setuppet nedbryde grænser mellem systemer, fordi it-udviklerne arbejder på tværs af systemer, ligesom der indføres fælles kodebase, metode og processer, der skal sikre fælles standarder.

”STAR City afviger fuldstændigt fra den konventionelle måde at styre, udvikle og købe it på til den offentlige sektor. Det er helt klart den mest nytænkende, agile leverancemodel, vi har set inden for det offentlige, men det er også et komplekst setup, der forudsætter styringsmæssig modenhed og stor tillid mellem leverandører og kunde,” siger Senior Manager hos Deloitte, Peter Engelund Christiansen, der er ansvarlig for en række opgaver inden for it-anskaffelse og it-governance til den offentlige sektor.

Policy-viden skal ind i it
Det er ikke et tilfælde, at det netop er inden for beskæftigelsesområdet, at vi ser en helt ny tilgang til it-udvikling. Området er præget af adskillige it-systemer mellem styrelsen, kommunerne og a-kasserne. Det forudsætter, at systemerne skal kunne interagere med hinanden, mens de konstant skal opdateres i henhold til lovgivningen for at kunne imødekomme reformer og større ændringer inden for beskæftigelsesområdet. Netop disse omstændigheder stiller store krav til et it-system.

”Hvis jeg udelukkende købte økonomisystemer, ville jeg aldrig anvende en tilgang som denne. Men givet de forretningsmæssige udfordringer og den politiske opmærksomhed, er jeg nødt til at have fingeren på pulsen, ” siger Jesper Hammerich Lux og fortsætter:

”Vi skal følge policy-processen fra det helt tidlige forslag til den faktiske lovgivning træder i kraft. Det tidlige forslag kan have stor betydning for, hvordan det udmøntes i et konkret it-system. Med STAR City kan vi derfor integrere policy-processen som en del af it-projekterne; så snart politikerne starter med at drøfte nye forslag, så kan embedsmændene gå direkte over til it-leverandørerne, der sidder omtrent en kilometer fra styrelsen.”

Leverandører udskiftes hvert andet år
Leverandørerne i STAR City er organiseret således, at én af leverandørerne bliver udnævnt som systemforvalter. STAR ejer al koden. Systemforvalteren står for alt det praktiske, så som at leje lokaler og kaffemaskiner, og har samtidig ansvaret for at drive de fælles udviklings- og testmiljøer samt ansvaret for at facilitere samarbejdet med eksterne aftagere. Desuden er det kun systemforvalteren, der har en længere kontrakt med styrelsen (fem år), mens de øvrige tre leverandører kan udskiftes med to års mellemrum. Styrelsen kan desuden vælge at gå i EU-udbud, hvis de eksisterende leverandørers tilbud ikke er tilstrækkelige. Ifølge Peter Engelund Christiansen er de korte kontrakter fordelagtige.

Star City er også navnet på en fiktiv by i tegneserieuniverset skabt af DC Comics. Derfor synes det også naturligt, at de forskellige teams i virkelighedens STAR City er opkaldt efter superhelte.

”Man undgår et af de problemer, der kan opstå, når man udbyder store it-kontrakter med mangeårige kontraktløbetider: Den leverandør, der vinder den første kontrakt, har en konkurrencemæssig fordel ved det næste udbud, fordi de har et bedre kendskab og dermed kan levere en skarpere pris, hvilket der dog også kan være fordele forbundet med.”

Større ansvar hos styrelsen
Men bruddet med den traditionelle governancestruktur betyder også, at styrelsen må påtage sig et større ansvar for leverancerne.

”Det er en fantastisk plan, men også en ambitiøs plan. I den nuværende leverancemodel påtager STAR sig et stort ansvar for leverancerne. Et ansvar, der plejer at ligge hos leverandørerne, og som ikke altid bliver løftet i tilfredsstillende grad,” siger Peter Engelund Christiansen.

Denne leverancemodel betyder samtidig, at leverandørerne ikke skal betale bod, hvis de laver fejl. Styrelsen bærer dermed det fulde ansvar for leverancerne.

”Det betyder, at vi er nødt til at skærpe kompetencerne in-house, så vi har den fulde forståelse og kan udfordre it-leverandørerne i deres arbejde,” siger Jesper Hammerich Lux.

Jesper Hammerich Lux startede sin karriere i Ankestyrelsen og har siden haft en længere karriere i Københavns Kommune. Siden januar 2013 har han været kontorchef i STAR.

Ifølge kontorchefen betyder den nye tilgang ikke, at der ikke opstår fejl i it-systemerne. Men problemerne bliver synlige langt tidligere i processen, og de kan derfor bearbejdes langt tidligere, så man undgår at stå med et stort fejlramt it-system i sidste ende.

Potentialet i STAR City
Det næste skridt for STAR er at få setuppet konsolideret. Derefter har styrelsen større planer med leverancemodellen, fx et åbent it-miljø. Ifølge Jesper Hammerich Lux vil det være et muligt fremtidsscenarie, at andre typer af it-leverandører til eksempelvis a-kasserne, kommunerne eller andre udviklere fra Google eller LinkedIn, skal kunne logge på systemet.

”Et fremtidsscenarie for STAR er at have et åbent økosystem. For hvem siger, at det er os, der skal levere alt it? Hvis der er nogen, der får en genial idé til en ny funktion, til eksempelvis jobnet.dk, så må de hellere end gerne lave den.”

Hvorvidt et lignende it-setup vil fungere inden for andre offentlige myndigheder er endnu usikkert. Men leverancemodellen sætter i hvert fald nye krav til både tillid og styring, lyder det fra Peter Engelund Christiansen.

”For at en model som denne kan lykkedes, skal alle tilknyttede leverandører arbejde mod det samme mål. Samtidig stiller det krav til, at man som offentlig myndighed har den rette styringsmæssige modenhed og tilsvarende styringsmæssige mekanismer, der understøtter realiseringen af det fælles mål,” slutter han.

LÆS OGSÅ: Vores velfærd vil tage tigerspring med kunstig intelligens

LÆS OGSÅ: Aarhus sætter it-udviklingen i nyt gear

LÆS OGSÅ: SKATs datastrategi styrker kundeoplevelsen og finder skatteunddragerne

Har du en kommentar til ovenstående, eller ligger du inde med den næste gode historie, der kan inspirere andre i det offentlige? Kontakt Deloittes redaktion på dkredaktionen@deloitte.dk.