Hvad kræver det at opgradere et it-system med mange interessenter, som alle skal vænne sig til nye arbejdsgange? Læs om enhedschef Kim Veber Carlsens erfaringer her.
Der blev vendt op og ned på mange hospitalsrutiner, da Sundhedsplatformen blev introduceret i 2016 – og det er ikke slut endnu. Den 2. februar blev den første store opgradering af Sundhedsplatformen og Landspatientregisteret rullet ud, og det betyder igen nye ændringer for læger, sygeplejersker og sekretærer i Region Hovedstaden og Region Sjælland.
Kim Veber Carlsen, der er enhedschef for drift og support i Region Hovedstaden, har ansvaret for implementeringen af opgraderingen. Og efter systemets første, turbulente driftsår har han haft fokus på at gøre det nye it-system implementérbart og lettere at arbejde i for hospitalspersonalet.
Herunder deler han fire af sine konkrete tiltag.
1. Målrettet uddannelse
Da Kim Veber Carlsen og hans team planlagde udrulningen af Sundhedsplatformen version 2.0, stod ét opmærksomhedspunkt særligt højt på dagsordenen: Med så mange forskellige faggrupper, som påvirkes af opgraderingen, var der brug for fuldstændig klarhed om, hvad ændringerne kom til at betyde for den enkelte. Derfor valgte enhedschefen at skræddersy et uddannelsesforløb for superbrugerne af det nye system – nemlig læger, sygeplejersker og sekretærer.
Læger, der arbejder inden for det kardiologiske speciale, skulle for eksempel lære helt andre funktioner at kende end læger på gynækologiske afdelinger, og derfor modtog hver afdeling forskelligt undervisningsmateriale med fagspecifikke vejledninger. Tanken er, at superbrugerne herefter skal dele deres viden og erfaringer med deres fagkolleger, så de bliver i stand til at bruge opgraderingen fornuftigt.
Læs også: Clouden er fremtiden – også for offentlige it-systemer
”Den model har vist sig at være utroligt robust,” siger Kim Veber Carlsen.
Lægerne, sygeplejerskerne og sekretærerne har løbende givet feedback på materialet til enhedschefen og resten af support-teamet, fortæller han:
”Dem, som har følt sig usikre, har været meget eksplicitte omkring det. Derfor har vi hurtigt kunnet reagere, hvis der har været brug for nyt materiale eller indhold i undervisningen.”
Og med 35.000 brugere af Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden og Region Sjælland, som påvirkes af ændringerne, er Kim Veber Carlsen meget tilfreds med, at teamet har formået at lave et setup, de enkelte medarbejdere ude på hospitalerne kan se sig selv i.
”Vi har med en meget kompleks applikation at gøre, som rammer utroligt bredt fra det ene speciale til det andet. Den målrettede uddannelse, fagpersonalet har haft brug for, ville vi ikke kunne ramme fra centralt hold. Det kræver, at der sker en lokal oversættelse,” siger han.
2. Lederne klædes på til at tage ansvar
Én ting er imidlertid at sikre, at de enkelte medarbejdere på hospitalerne ved, hvordan de opererer i den nye version af Sundhedsplatformen. En anden ting er at sikre, at ændringerne forankres lokalt. Derfor har Kim Veber Carlsen gjort meget ud af at inddrage ledergrupperne på de enkelte hospitaler.
I månederne op til udrulningen blev lederne indkaldt til informationsmøder og modtog materialer med informationer om, hvad opgraderingen kommer til at betyde for hver enkelt afdeling.
”Vi vil sikre, at hospitalerne er så involverede som muligt, både i forberedelsen af opgraderingen og den efterfølgende drift,” siger Kim Veber, der ikke er i tvivl om, at der er brug for opbakning ude på de enkelte hospitaler, for at opgraderingen bliver en succes.
”Det er hospitalernes Sundhedsplatform og deres implementering, og det er afgørende med en lokal forankring. Derfor har vi valgt at lade det være op til det enkelte hospital, hvordan de vil gribe implementeringen an,” siger han.
Læs også: Robotter sparer medarbejdere for mange tusinde timers kedeligt arbejde
Det har hospitalerne grebet meget forskelligt an. På nogle hospitaler har ledelsen samlet udvalgte læger, sygeplejersker og sekretærer til en fælles gennemgang af de forestående forandringer. Andre steder er faggrupperne blevet opdelt og orienteret om, hvad ændringerne betyder for netop dem.
”Det er ikke afgørende, om man gør det på den ene eller den anden måde. Det afgørende er muligheden for at implementere it-systemet, som det giver mening lokalt,” siger Kim Veber Carlsen.
3. Lokal prioritering af fejl
Belært af erfaringerne fra Sundhedsplatformens første år i drift er det alfa og omega at få løst nogle af de fejl, der viser sig i det daglige arbejde, hurtigst muligt. Derfor har Kim Veber Carlsen samlet et stærkt hold af it-eksperter, som skal understøtte hospitalernes implementering fra centralt hold. Men der er også lokale it-supportcentre ude på de enkelte hospitaler, som samarbejder med den centrale it-organisation om at skabe en god implementering.
I ugerne efter overgangen til den nye version af Sundhedsplatformen etablerede Kim Veber Carlsen og hans team desuden et enkelt system, hvor hospitalerne dagligt kan indmelde tre prioriterede emner, som er vigtigst for dem at få løst her og nu.
”Det betyder, at personalet på hvert hospital forholder sig til, hvad systemet betyder for dem. Og så har vi et tilsvarende solidt setup til at håndtere disse fejl. Det giver et meget stærkt ejerskab og en lokal føling med, hvad der rører sig,” siger Kim Veber Carlsen.
Med 14 sygehuse og hospitaler i de to regioner er der dagligt løbet 42 prioriterede fejlmeldinger ind gennem systemet. De fleste fejl har kunnet rettes fra dag til dag, fortæller enhedschefen.
4. Central nyhedsredaktion
Men for Kim Veber Carlsen handler det ikke kun om at rette fejl. Det er mindst ligeså vigtigt at holde hospitalerne opdateret om ændringerne løbende.
Derfor har han sammensat en gruppe af kommunikationsfolk, som hver aften samles som en lokal redaktion for at udsende en nyhedsmail til hospitalerne. Den ligger klar i deres indbakker hver morgen kl. seks. Heri kan de læse, hvilke fejl der er løst siden i går, og hvad de skal være særligt opmærksomme på i den forbindelse.
”Så er det ikke bare en uhåndgribelig it-applikation, men derimod nogle konkrete og håndterbare forandringer,” siger Kim Veber Carlsen.
I de kommende år skal Sundhedsplatformen fortsat videreudvikles. Der skal laves tekniske forbedringer, og hospitalspersonalet skal løbende lære at udnytte alle it-systemets muligheder.
Læs også: Ekspert: Fem anbefalinger kan ruste myndigheder til fremtiden
Læs også: “Udfordringen er at få medarbejderne med om bord”
