Efterhånden har flere organisationer implementeret en eller to robotter, men de færreste anvender teknologien i større skala. Statens Administration har knækket koden og har store visioner for brugen af robotter.
Medarbejdere i Statens Administration slipper for det ensformige arbejde med at uploade utallige PDF’er og regneark til statens ca. 220 regnskabsdatabaser. Det klarer én af de foreløbigt 18 robotter, som styrelsen har implementeret.
”Der er ingen i Statens Administration, som synes, det er sjovt at udføre sådanne opgaver 220 gange hver måned,” siger Trolle Klitgård Andersen, direktør for Statens Administration.
”Vi har over 160 processer, hvoraf en tredjedel er gentagende opgaver. Derfor var der fra start ingen tvivl om, at potentialet med RPA-teknologi var enormt.”
Robotterne blev i første omgang sat til at afstemme styrelsens debitormodul i finansafdelingen. Her skal dokumenterne gemmes som PDF’er og uploades, og det klarer robotterne hurtigt og effektivt. Samlet svarer sådan en opgave til ca. 9000 medarbejdertimer, fortæller direktøren.
RPA er software, som udfører gentagende, rutineprægede opgaver på vegne af mennesker. I dag omtales det som ‘robotteknologi’ eller ‘robotter’. Der er ikke tale om egentlige, fysiske robotter, men derimod om automatisering af processer ved hjælp af software. Resultaterne ved brug af RPA har vist øget produktivitet, bedre udnyttelse af ressourcer, færre omkostninger, højere kvalitet og en forbedret kunde- og medarbejderoplevelse.
”Vi har simpelthen stået med et stopur og regnet på, hvor lang tid en dygtig regnskabsmedarbejder bruger på at udføre denne type opgave,” siger han og fortsætter:
”Vi kan se, at det giver lavere omkostninger, højere effektivitet og færre fejl. Og så er det med til at udjævne arbejdsbelastningen, at robotterne fjerner det rutinebaserede arbejde fra medarbejderne.”
Svært at skalere
Robotter er efterhånden en fast del af medarbejderstaben hos mange organisationer, men det kan være en udfordring at udbrede dem til hele forretningen. I en ny undersøgelse fra Deloitte blandt 530 organisationer verden over svarer kun fire procent, at de anvender mere end 50 robotter. Mere end hver tredje organisation har fortsat kun implementeret mellem en og fem robotter.
Michael Theill, der er partner i Deloitte med ansvar for procesautomatisering, ser samme udfordringer hos offentlige myndigheder i Danmark.
For at lykkes med RPA, er der brug for de rette kompetencer, den rette organisering og ikke mindst en klar rollefordeling, siger han:
”Man skal organisere sig rigtigt på tværs af forretningen og it-afdelingen og ikke mindst have fuldstændigt styr på, hvem der har ansvaret for driften af robotterne. Det handler om at blive skarp på den forretningsmæssige værdi ved at anvende RPA og at udvikle, implementere, drifte og monitorere robotterne systematisk.”
Medarbejdere i Statens Administration slipper for det ensformige arbejde med upload af papirarbejde.
Statens Administration er netop en af de offentlige organisationer, som er lykkedes med at skalere RPA-teknologien. Styrelsen har nu udviklet en driftsmodel, som gør det muligt at anvende teknologien på tværs af staten.
”Der er rigtig mange, der udvikler en eller to robotter, og så når de ikke længere end det. For at blive i stand til at skalere RPA-teknologien på tværs af staten, har vi valgt at have vores egne udviklere, da vi så muligheden for at gøre robotteknologi til et selvstændigt forretningsben,” siger Trolle Klitgård Andersen.
Læs også: Robotter og algoritmer tager livtag med sagspuklen i Skatteankestyrelsen
Han forklarer, at et team af udviklere og projektledere løbende undersøger, hvilke opgaver robotterne kan løse.
”Nu har vi en fælles platform og en fælles governance-struktur omkring robotter. Så hvis nogle i sektoren har lyst til at lege med, kan vi stå for alt både i forhold til procesoptimering, robotudvikling samt drift og vedligeholdelse,” siger direktøren.
Robotten er en medarbejder
Strukturen er noget af det, Trolle Klitgård Andersen har været særligt opmærksom på i arbejdet med at udbrede robotterne i organisationen.
”Vi har italesat robotterne som virtuelle medarbejdere og gjort rigtigt meget ud af at analysere, hvilke forretningsområder der er klar til automatisering. Vores læring har bl.a. været, at man skal have 100 procent styr på sine processer, når man begynder at tale om RPA,” siger han og fortsætter:
”Man kan starte med at spørge sine medarbejdere, hvilke opgaver de sidder med, som er regelbaserede, kedelige og som gentages igen og igen. Jeg tror, man vil opdage, at potentialet er enormt, for der er rigtig meget administrativt arbejde, der repeteres.”
Læs også: Clouden er fremtiden – også for offentlige it-systemer
Denne tilgang bakker Michael Theill fra Deloitte op om:
”Man kan hurtigt pege på en masse opgaver, som kan automatiseres, men man må ikke undervurdere behovet for at optimere og standardisere arbejdsgangene og de data, der indgår i opgaveløsningen, før man kaster sig ud i RPA. Ellers er der risiko for at udvikle for komplekse og unødigt dyre robotter, som fejler eller går ned,” siger han og tilføjer:
”Der skal tages klar stilling til, hvordan en robot bedst indgår i den samlede opgaveløsning, og ledelsesmæssigt skal der løbende følges op på, at robotten fungerer korrekt og effektivt.”
Fagligheden kommer i spil
I dag er RPA-udviklerne i Statens Administration begyndt at bygge mere sofistikerede robotter, som kan overtage flere forskellige arbejdsopgaver. F.eks. gennemgår en robot nu store mængder data for at sikre, at momsen er korrekt sat op på tværs af alle databaser. Robotten printer en liste og peger på eventuelle fejl, som regnskabsmedarbejderen kan kigge efter i sømmene.
”Det er her, at regnskabsmedarbejderens faglighed kommer i spil,” siger Trolle Klitgård Andersen, der ikke er i tvivl om, at Statens Administration vil arbejde videre med RPA-teknologien.
”Vi kommer til at tage skridtet videre med RPA, muligvis i en kombination med machine learning, og ser et rigtigt stort potentiale i, at robotter kommer til at bogføre. Vi kan konstatere, at 60 procent af de fakturaer, som går igennem vores 220 regnskaber, er danske standardfakturaer. Dem kan vi få en robot til at bogføre eller lave en forhåndskontering af, når fakturaen kommer ind,” siger han.
I styrelsens resultatplan for 2019 er målet at spare 20.000 medarbejdertimer på baggrund af RPA-teknologien, fortæller direktøren.
