Ved at indsamle og analysere data kan offentlige myndigheder tilrettelægge mere effektive kontroller. Sådan lød budskabet, da Deloitte inviterede til debat om fremtidens kontrol- og tilsynsmyndighed.
”Kontrol og tilsyn er en væsentlig opgave for mange styrelser. Det er ressourcekrævende og kræver rigtigt meget ’manpower’, men det er også et område, hvor der er gode muligheder for at effektivisere ved hjælp af data,” siger Rigsrevisor Lone Strøm.
Hun står i Deloittes auditorium foran godt 100 myndigheder, der er mødt op for at blive klogere på fremtidens kontrol- og tilsynsmyndighed. For der er nok at forholde sig til i disse år, hvor både medier, politikere og den brede befolkning har kastet deres fulde opmærksomhed mod de problemsager, der løbende dukker op.
Derfor udarbejdede Rigsrevisionen tilbage i 2017 en beretning om myndigheders tilgang til tilsyn og kontroller for at få et indblik i samarbejdet på tværs, effekterne af kontrollerne, og anvendelsen af effektmålingerne til at tilrettelægge nye kontroller.
”Disse resultater vil jeg gerne dele med jer i dag,” fortsætter Lone Strøm og viser en liste over de vigtigste opmærksomhedspunkter for danske myndigheder i dag.
”Vi kan se, hvor vigtigt det er at få vidensniveauet på plads. Der skal samles op på de data, man får ind, for at kunne tilrettelægge en effektivt kontrol næste gang,” siger hun.
”For der er en sikkerhedsmæssig risiko, hvis ikke man har journaliseret sine data og samlet sagerne systematisk. Det er disse data, der gør det muligt at sætte ind, hvis man måned efter måned kan se, at der f.eks. er massevis af tilskudsregnskaber, der ikke er afsluttet.”
Læs også: Risikohåndtering i staten: Få styr på de klassiske dyder
Følger sagerne live
Sikkerhedsstyrelsen er en af de styrelser, der arbejder målrettet med at anvende data i kontroller. Blandt andet ved at udvikle digitale styringstavler, hvorfra de kan følge samtlige sager i porteføljen. Det fortæller direktør Lone Saaby.
”Vi har længe arbejdet med en digital transformation og har i den forbindelse samlet data på alle vores sagsområder. Det giver os et 360-graders blik på hele vores forretning,” siger hun og uddyber:
”Vi kan måle på alt lige fra antallet af igangværende sager til sagsbehandlingstider. Hver fjortende dag har vi tavlemøder og følger op på, om der er nogle sagsbehandlingstider, der er begyndt at skride, og om vi har nået det, vi skal. Vi har al vores data tilgængeligt real time – og jeg kan følge det på flere devices. På den måde kan vi tage problemerne i tide.”
Sideløbende har Sikkerhedsstyrelsen arbejdet intenst med at øge datakvaliteten og tilgængeligheden af data. Det har skabt sammenlignelighed, genkendelighed og gennemskuelighed i sagerne og har gjort styrelsen i stand til at lave en ensartet sagsstruktur på tværs af styrelsens områder, fortæller Lone Saaby.
Læs også: Sikkerhedsstyrelsen speeder processerne op med ny teknologi
”Nogle af de tiltag, vi arbejder med, kommer fuldstændigt til at transformere den måde, vi fører tilsyn på. I takt med at vi bliver mere databaseret, har fået et tilsynsmodul og overvåger køb og salg via nettet med kunstig intelligens, bevæger vi os fra stikprøver til i princippet at kunne lave hundredeprocents-kontroller.”
Databaseret tilsyn på radaren
Rasmus Høy Thomsen, kontorchef hos Søfartsstyrelsen, lytter interesseret med fra stolerækkerne. Fra det daglige arbejde med syn af skibe samler styrelsen masser af data sammen i løbet af året.
”Vi har både strukturerede og ustrukturerede data, men det med at kigge bagud for at kigge fremad kan være kompliceret,” fortæller han.
Databaseret tilsyn har længe været på radaren hos Søfartsstyrelsen, hvor kontrollerne sker på baggrund af viden hos styrelsens erfarne medarbejdere samt den historik, styrelsen har samlet på området.
”For os som myndighed er bedre brug af data enormt relevant. Når vi bl.a. anvender risikobaserede tilsyn, er det vigtigt at have faste kriterier og kunne forklare omverdenen, hvorfor netop disse skibe er udpeget til syn, mens andre ikke er. I sidste ende kan det jo dreje sig om menneskeliv, miljøkatastrofer og enorme økonomiske konsekvenser,” siger Rasmus Høy Thomsen.
”Der kunne vi godt tænke os at blive understøttet af data, som kan danne grundlag for mere objektive vurderinger ud fra de parametre, vi har fastsat,” fortsætter han.
Hent Deloittes rapport om de vigtigste tendenser i den offentlige sektor
Derfor er styrelsen i gang med at afdække sit samlede datagrundlag og udvikle en model for, hvordan dataet kan understøtte styrelsens beslutninger og hjælpe med at udpege områder til tilsyn.
”I første omgang er det som proof of concept. Vi skal se, hvor modne vi er til det, og om der er en vej igennem det. Så skal vi vurdere, hvad udbyttet er, for derefter at gå videre med det,” siger han.
Og budskabet om, at man som myndighed skal kende hele sit datagrundlag, bakkes op af Deloittes dataekspert, Henning Jensen:
”Der er mange tilgængelige data i myndighederne – dem skal vi være endnu bedre til at fange og anvende. Når man bruger data sammen med avancerede analyseteknologier, sikrer man en risikobaseret tilrettelæggelse og gennemførelse af sine kontroller og tilsyn,” fortæller han og minder om huskereglen om, at data skal tænkes ind i hele organisationens kontrol- og tilsynsproces.
